Whistleblowing kanavan perustaminen ja käyttöönotto

Tausta

Whistleblowing tulee! Oletko valmis?

1 tammikuuta 2023 Suomeen astui voimaan laki joka velvoittaa kaikkia suomalaisia organisaatioita, joiden henkilöstömäärä ylittää 50, perustamaan ns. whistleblowing kanavan. Tällä ilmoituskanavalla pyritään tunnistamaan eettisiä rikkeitä ja taloudellisia väärinkäytöksiä, ennen kun niistä syntyy maine- tai taloushaittaa.

Laki perustuu hyväksyttyyn EU direktiiviin ja sen tarkoituksena on suojata ilmiantajaa ja samalla edistää kestävää liiketoimintaa. Toimiva ilmoituskanava mahdollistaa turvallisen ja nimettömän raportoinnin, helppokäyttöisen ratkaisun kautta.

Kanava ei kuitenkaan toimi tyhjiössä, vaan se perustuu organisaation vastuulliseen toimintakulttuuriin ja sitä ympäröi kestävä liiketoiminta. Itse kanavan perustaminen myös edesauttaa oman toiminnan läpinäkyvyyttä ja vahvistaa arvojen viemistä käytäntöön. Näin henkilöstön oman työn merkitys kirkastuu. Samalla organisaation avoimuus ja vastuullinen brändi vahvistuu. Whistleblowing ilmoituskanava myös lisää asiakkaiden ja muiden sidosryhmien luottamusta organisaatiota kohtaan. Kaikki tämä edistää organisaation toiminnan tavoitteiden saavuttamista.

Whistleblowing kanavan kaikki hyödyt saavutetaan, kun varmistetaan että tähän tarvittavat kokonaisuudet toimivat:

• organisaatiokulttuuri (mm. arvot, hyveet ja toimintatapa-ohje),
• toimintakulttuuria suojaavat rakenteet (mm. riskihallinta ja sisäinen tarkastus),
• lainmukaisuus (mm. Whistleblowing direktiivin mukainen toiminta ja muu compliance),
• whistleblowing organisaatio (mm. raporttien käsittelijät ja käytännöt)
• whistleblowing käytänteet (mm. ilmoituksen käsittely- ja tutkintaprosessi)
• whistleblowing ratkaisu (mm. toiminallisuudet, turvallisuus, käyttö)
• whistleblowing hyödyntäminen (mm. ratkaisusta tiedottaminen ja sen käyttöönotto)

Tavoitteet

Koulutus antaa osallistujille edellytykset:

• perustaa whistleblowing ratkaisun käyttöönottoon tarvittavan organisaation ja tähän liittyvät prosessit
• varmistaa whistleblowing käytänteiden ja valitun ratkaisun lainmukaisuuden
• hankkia toimivan whistleblowing ratkaisun, tunnistamalla hyödylliset toiminnallisuudet, tarvittavat turvallisuustasot ja käytettävyyteen liittyvät tekijät
• tunnistaa ulkoisten sidosryhmien odotukset whistleblowing toimintoa kohtaan
• kehittää sisäisiä eettisten rikkeiden ja taloudellisten väärinkäytösten tutkintakäytänteitä

Kohderyhmä

Koulutus on suunniteltu kaikille niille tahoille joiden tehtävään kuuluu whistleblowing kanavan hankinta ja siihen liittyvien toimintojen suunnittelu ja käyttöönotto. Koulutus soveltuu erityisesti organisaation lakiasiain, sisäisen tarkastuksen, compliance, HR, viestintä, IT ja liiketoiminnankehitys yksiköissä toimiville henkilöille.

Sisältö

Kurssi tarjoaa hyödyllistä tietoa ja hyviä käytänteitä oman whistleblowing tehtävän tueksi. Koulutuksessa hyödynnetään osallistavia ryhmätöitä.

9.00 Päivän avaus, tavoitteet ja esittelyt

Johdanto

Mitä on Whistleblowing?

Mitä hyötyä Whistleblowing tarjoaa?

Seitsemän askeleen toteutusmalli

Whistleblowing kanavaprojektin vaiheistus - tarkistuslista

Perustana toimiva organisaatiokulttuuri

Arvot, hyveet ja toimintatapa-ohje

Etiikka, luottamus ja avoimuus

Johtaminen

Whistleblowing ja lainmukaisuus

Laki ilmoittavien henkilöiden suojasta

Whistleblowing ilmoitusten käsittelyorganisaation perustaminen

Whistleblowing toiminnon tavoitteet

Whistleblowing ilmoitusten käsittelytiimin jäsenet, roolit ja vastuut

Whistleblowing prosessin kehittäminen (raportoija ja vastaanottaja)

Keskeiset periaatteet (ilmiantajan turvallisuus ja nimettömyys)

Whistleblowing ratkaisun valinta ja hankinta

Kanavaratkaisun laajuuden määrittely (käyttäjät) sidosryhmä-analyysiä hyödyntäen

Kanavaratkaisun toiminnallisuuksien arviointi ja valinta

Kanavaratkaisun tekninen turvallisuus (tietoturva, tunkeutumisriskit, nimettömyys)

Kanavaratkaisun lainmukaisuus

Käytännön tutustuminen todelliseen kanavaratkaisuun (raportoijan ja raportin vastaanottajan näkymä erikseen)

Whistleblowing ratkaisun käyttöönotto ja hallinta

Käyttöönottoprojektin toteutus

Tiedottaminen (käytänteet, tapahtumat ja mallipohjat)

Whistleblowing tutkinnan toteuttaminen

Tutkinnan suunnittelu

Tiedonkeruu ja haastattelukäytänteet

Dokumentointi ja raportointi

Whistleblowing hyödyt ja tulevaisuuden trendit

16.00 Valmennuksen johtopäätökset ja päättäminen

Valmentaja

Niklas Reuterillä (Oy Projnik Ab, www.projnik.fi) on pitkä tausta yritysvastuun ja kestävän liiketoiminnan parissa. Toimiessaan ihmisoikeusasiantuntijana kansainvälisissä organisaatioissa hän on mm. edistänyt EUn jäsenyyttä hakevia maita ihmisoikeusvaatimusten saavuttamisessa. Suomalaisissa konsulttiyrityksissä hän on arvioinut organisaatioiden, ohjelmien ja projektien toimintaa, mm. yhdenvertaisuuden ja syrjimättömyyden näkökulmista. Hän on myös avustanut yritysvastuun toimintapolitiikan rakentamisessa sekä arvojen ja hyveiden määrittelemisessä osana johtamisen kehittämistä. European Business Ethics Network Suomen (EBEN Suomi) monivuotisena puheenjohtajana hän on myös edistänyt yritysetiikan näkyvyyttä ja toimivuutta Suomessa. Varsinkin luomalla kohtaamisia etiikkatutkimuksen ja yritysten vastuullisuutta edistävien tahojen välillä. Niklas on kokenut valmentaja, joka on valmentanut satoja suomalaisia ja kansainvälisiä yrityksiä. Niklaksen valmennuksiin on osaalistunut tuhansia henkilöitä jo yli 15 vuoden aikana. Vuodesta 2017 lähtien hän on toiminut tiiviissä yhteistyössä Whistleblowing ratkaisua toimittavan yrityksen kanssa. Tässä työssä hän on mm. johtanut whistleblowing kanavaratkaisujen käyttöönottoprojekteja.

Ilmoittautuminen on sitova. Mikäli ilmoittautuja ei pääse kurssille, voi hänen sijastaan tulla toinen henkilö. Mikäli ilmoittautumisen peruutus tehdään vähemmän kuin 14 päivää ennen kurssin alkua, veloitamme toimisto- ja varauskuluina 50% kurssimaksusta. Mikäli ilmoittautunut jää saapumatta kurssille ilman peruutusilmoitusta, veloitamme koko osallistumismaksun. Kurssimateriaalin toimittamisesta oppilaalle peruuntumistapauksessa veloitamme lisäksi 100 EUR. Peruutusmaksut veloitetaan myös sairastapauksissa.